Yolculukta Kaçınılması Gereken Engeller

Stratejik planlamanın, bir kurumu arzu ettiği geleceğe taşıyan güçlü bir pusula olduğundan ve bu yolculukta Misyon, Vizyon, Hedefler gibi temel bileşenlerin öneminden bahsettik. Ancak her değerli yolculuk gibi, stratejik planlama süreci de kendi içinde potansiyel tehlikeler ve tuzaklar barındırır. Sadece iyi niyetle veya hevesle yola çıkmak, maalesef her zaman başarılı bir sonuca ulaşmak için yeterli olmaz. Sürecin yanlış zamanda başlatılması, gerekli desteğin alınmaması, kaynakların yetersiz olması veya sürecin doğru kurgulanmaması gibi faktörler, tüm çabaları boşa çıkarabilir ve stratejik planı daha başlamadan etkisiz hale getirebilir. Bu nedenle, stratejik planlama sürecine adım atmadan önce veya süreç devam ederken bazı kritik noktalara özellikle dikkat etmek gerekir. 

Bazı durumlar vardır ki, stratejik planlamaya hiç başlamamak veya süreci ertelemek, hazırlıksız bir şekilde yola devam etmekten çok daha akıllıca olabilir.

1. Kriz Anında Strateji Olmaz, Kriz Yönetimi Olur

Stratejik planlama, geleceğe odaklanan, sakin ve kapsamlı bir düşünme süreci gerektirir. Ancak kurumlar zaman zaman beklenmedik, acil ve varoluşsal tehditlerle karşı karşıya kalabilirler. İşte tam bu noktada ilk önemli uyarı devreye girer: Kriz anında stratejik planlama başlatılmamalıdır. Bunun birkaç temel nedeni vardır. Kriz zamanlarında kurumun tüm odağı, enerjisi ve kaynakları, anlık hayatta kalma mücadelesine, yani krizi yönetmeye yönelir. Uzun vadeli hedefleri düşünmek, kapsamlı analizler yapmak veya farklı senaryoları değerlendirmek için ne zihinsel kapasite ne de zaman vardır. Krizin yarattığı korku, panik ve stres ortamı, sağlıklı ve objektif bir stratejik düşünme için uygun değildir; kararlar genellikle reaktif ve kısa vadeli olur. Ayrıca, kriz koşulları mevcut verileri ve gelecek projeksiyonlarını da güvensiz hale getirebilir. Dolayısıyla, eğer kurumunuz büyük bir krizin ortasındaysa, öncelik stratejik planlama değil, krizi etkin bir şekilde yönetmektir. Stratejik planlama, ancak kurum belirli bir istikrara kavuştuktan sonra, hatta krizden çıkarılan dersleri de içerecek şekilde daha sağlıklı bir zeminde başlatılabilir.

2. Üst Düzey Destek Olmazsa Olmazdır

Stratejik planlamanın başarılı olabilmesi için üst düzey liderliğin (Yönetim Kurulu, CEO, Başkan, Meclis vb.) tam, aktif ve görünür desteği kesinlikle şarttır. Bu destek olmadan sürece başlamak, genellikle boşa kürek çekmek anlamına gelir. Liderlik desteği olmadığında, planlama süreci kurum içinde yeterince ciddiye alınmaz, gerekli meşruiyete ve önceliğe sahip olmaz. Sürecin ihtiyaç duyduğu zaman, bütçe ve insan kaynağı yeterince tahsis edilmeyebilir. Daha da önemlisi, liderlerin sahiplenmediği bir stratejik planın uygulanma şansı son derece düşüktür. Plan, güzel bir rapor olarak raflarda kalır, çünkü onu hayata geçirecek irade ve yönlendirme eksiktir. Planlama ekibinin tüm çabaları, somut bir etkiye dönüşmeyen akademik bir çalışma olarak kalır. Bu nedenle, sürece başlamadan önce üst düzey liderliğin sadece onayını değil, aynı zamanda sürece olan inancını, aktif katılımını ve bu desteği tüm kuruma gösterme taahhüdünü almak kritik öneme sahiptir.

3. Yakıt Olmadan Yol Alınmaz

Stratejik planlama, ciddi bir çaba ve kaynak gerektiren bir süreçtir. Eğer kurumun bu süreç için ayırabileceği kaynaklar yetersizse, planı ertelemek veya kapsamını daraltmak daha doğru olabilir. Buradaki "kaynaklar" sadece finansal bütçeyi değil, aynı zamanda ve belki daha da önemlisi, kilit personelin (liderler, planlama ekibi üyeleri, konu uzmanları, katılımcılar) bu işe ayırabileceği zamanı, stratejik analizler için gerekli olan verilere ve bilgilere erişimi ve potansiyel olarak ihtiyaç duyulabilecek dış uzmanlığı (örneğin, kolaylaştırıcılar veya danışmanlar) da kapsar. Yetersiz kaynaklarla yola çıkmak, genellikle sürecin aceleye getirilmesine, analizlerin yüzeysel kalmasına, önemli adımların atlanmasına veya planlama ekibinin mevcut iş yüklerinin altında ezilerek tükenmesine yol açar. Sonuçta ortaya çıkan plan da muhtemelen zayıf, gerçekçi olmayan ve uygulanamaz olacaktır. Bu nedenle, başlamadan önce dürüst bir kaynak değerlendirmesi yapmak ve eğer yeterli kaynak taahhüdü yoksa, süreci daha uygun bir zamana ertelemek, boşa harcanacak çabayı önler.

4. Pusula Belirsizse Rota Çizilmez

Stratejik planlama, kurumun misyonu ve vizyonu üzerine inşa edilir. Eğer kurumun temel varoluş amacı (Misyon) veya ulaşmak istediği uzun vadeli ideal gelecek (Vizyon) net değilse, güncelliğini yitirmişse veya kurum içinde bu konuda bir fikir birliği yoksa, stratejik planlama sürecine başlamadan önce bu temel unsurların tekrar gözden geçirilmesi gerekir. Çünkü misyon ve vizyon, stratejik hedeflerin ve stratejilerin belirlenmesi için gereken temel yönü ve çerçeveyi sağlar. Pusulanız belirsizse veya yanlış yönü gösteriyorsa, ne kadar detaylı bir rota çizerseniz çizin hedefe ulaşamazsınız. Belirsiz bir misyon veya vizyon, planlama sürecinde kafa karışıklığına, önceliklendirme zorluklarına ve paydaşlar arasında gereksiz tartışmalara yol açar. Bu nedenle, eğer kurumun misyon ve vizyonu konusunda bir netlik veya güncellik ihtiyacı varsa, stratejik planlamanın ilk adımı bu temel taşları sağlamlaştırmak olmalıdır.

5. Strateji Herkesindir

Başarılı bir stratejik plan, sadece birkaç üst düzey yöneticinin veya planlama uzmanının kapalı kapılar ardında hazırladığı bir belge değildir. Planın hem daha gerçekçi ve kapsamlı olması hem de daha sonra sahiplenilip uygulanabilmesi için, sürecin mümkün olduğunca katılımcı olması, sadece yöneticilerle sınırlı kalmaması büyük önem taşır. Süreci sadece tepe yönetimle sınırlı tutmak, genellikle "fildişi kule sendromu"na yol açar; yani planlar, sahadaki gerçeklerden, operasyonel zorluklardan ve farklı departmanların veya çalışanların değerli bakış açılarından kopuk olabilir. Daha da önemlisi, hazırlık sürecine dahil olmayan kişiler, ortaya çıkan plana karşı daha az sahiplenme duygusu hissederler ve uygulama aşamasında yeterince motive olmayabilirler; plan "onların" planı olarak kalır, "bizim" planımız olmaz. Oysa farklı seviyelerdeki çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler ve diğer kilit paydaşlar, genellikle planı zenginleştirecek değerli bilgilere, içgörülere ve yaratıcı fikirlere sahiptir. Bu nedenle, hazırlık aşamasında tartışıldığı gibi, anlamlı katılım mekanizmaları (anketler, çalıştaylar, mülakatlar vb.) oluşturarak stratejiyi kurumun geneline yaymak ve ortak aklı harekete geçirmek, planın hem kalitesini hem de uygulanabilirliğini artırır.

Stratejik planlama, doğru koşullar altında ve doğru bir yaklaşımla uygulandığında kurumlar için muazzam faydalar sağlayan güçlü bir araçtır. Ancak, yola çıkmadan önce bu potansiyel tuzaklara karşı uyanık olmak gerekir. Kriz anında aceleci davranmamak, üst düzey liderliğin tam desteğini arkasına almak, yeterli kaynakları sağlamak, net bir misyon ve vizyona sahip olmak ve süreci katılımcı bir ruhla yürütmek, stratejik planlama sürecinin başarısı için kritik ön koşullardır. Bu "Dur ve Düşün" anlarına gereken önemi vermek, sadece olası hayal kırıklıklarını ve boşa harcanan çabaları önlemekle kalmaz, aynı zamanda hazırlanan stratejik planın gerçekten anlamlı, uygulanabilir ve kurumu arzu ettiği geleceğe taşıma olasılığını da en üst düzeye çıkarır. Bu uyarılara kulak vererek, stratejik planlama yolculuğumuza daha sağlam adımlarla başlayabilir ve başarı şansımızı artırabiliriz.