Projelerde Başarısızlığı Besleyen 7 Hata

Proje yönetimi, karmaşık bir yapbozun parçalarını bir araya getirmeye benzer. Her bir parçanın doğru yerde olması, büyük resmin ortaya çıkması için hayati önem taşır. Hazırlık aşamasında yapılan hatalar, bu yapbozun parçalarını dağıtabilir ve projenin başarısını tehlikeye atabilir. 

Gelin, proje hazırlık sürecinde sıkça yapılan ve projenin kaderini olumsuz etkileyen 7 kritik hatayı mercek altına alalım.

1. Hedeflerin Puslu havası

Proje amacı, bir pusulaya benzer. Ekibin nereye gittiğini ve hangi sonuçlara ulaşmayı hedeflediğini gösterir. Hedefler belirsiz ve soyut olduğunda, ekip üyeleri farklı yönlere çekilmeye başlar. Bu da kaynakların verimsiz kullanılmasına, zaman kaybına ve motivasyon düşüklüğüne yol açar.

SMART hedefler belirlemek, projenin rotasını netleştirmenin anahtarıdır. SMART, yani Spesifik (Specific), Ölçülebilir (Measurable), Ulaşılabilir (Achievable), İlgili (Relevant) ve Zamana Bağlı (Time-Bound) hedefler, projenin amacını somutlaştırır ve başarıya giden yolu aydınlatır.

2. Belirsizliğinin Karanlık Labirentinde Kaybolmak…

Proje kapsamı, projenin sınırlarını çizen bir harita gibidir. Hangi işlerin yapılacağını, hangi sonuçların elde edileceğini ve hangi kaynakların kullanılacağını tanımlar. Kapsam belirsizliği, projenin labirentlerinde kaybolmanıza neden olabilir. Beklenmedik iş yükleri, maliyet aşımları ve gecikmeler, kapsam belirsizliğinin kaçınılmaz sonuçlarıdır.

Detaylı bir proje kapsamı belgesi hazırlamak, projenin sınırlarını netleştirmenin ve riskleri minimize etmenin temel adımıdır. Bu belge, projenin tüm paydaşları tarafından anlaşılmalı ve onaylanmalıdır.

3. Kum Saatindeki İyimserlik Yanılgısı

Zaman, proje yönetiminde en değerli kaynaklardan biridir. Gerçekçi olmayan zaman planlamaları, projenin zamanında tamamlanmasını engelleyebilir. İyimser tahminler, iş yükünün hafife alınması ve risklerin göz ardı edilmesi, zamanın aleyhinize işlemesine neden olabilir. Bilhassa, ortaya bir ürün ya da prototipin çıkarılacağı projede üst yönetimin heyecanı ve acelesi de üst düzey de olabilir. Ya da politik ortamın getirdiği zaman baskısı, proje yöneticisinin aleyhine işleyebilir. 

Gerçekçi bir proje takvimi oluşturmak, projenin zamanında tamamlanmasının temel şartıdır. Bu takvim, iş paketlerinin ayrıntılı analizine, risk değerlendirmesine ve kaynak tahsisine dayanmalıdır. Kritik yol başta olmak üzere diğer zaman tahmini analizleri titizlikle yapılmalı ve yıllık takvim incelenerek resmi tatil ve bayramlar dikkate alınmalıdır. 

4. Matematik Bilmek ya da Bilmemek

Bütçe, projenin finansal sınırlarını belirleyen bir çit gibidir. Eksik veya hatalı bütçe hesaplamaları, projenin mali kaynaklarını hızla tüketebilir. Beklenmedik giderler, maliyet aşımları ve yetersiz finansman, projenin başarısını tehdit eden unsurlardır.

Detaylı bir maliyet analizi yapmak, projenin finansal sağlığını korumak için kritik öneme sahiptir. Bu analiz, tüm maliyet kalemlerini kapsamalı, beklenmedik durumlar için bir bütçe ayırmalı ve harcamaları düzenli olarak takip etmelidir.

5. Risk Yönetimindeki Kör Noktalar

Her proje, belirli riskler taşır. Bu riskler, projenin başarısını olumsuz etkileyebilecek olaylar veya durumlar olabilir. Riskleri görmezden gelmek veya hafife almak, projenin geleceğini tehlikeye atabilir. Çoğu kez, projenin hazırlanması aşamasında iyimser davranıldığı için ya da üst yönetimin baskısına direnilemediği için bazı riskler dile getirilemeyebilir. 

Proje hazırlık aşamasında, proje geliştirme ekibine bir tane şeytanın avukatı almak her zaman iyidir. Çünkü onlar sizin görmediğiniz riskleri görebilir ve açıklıkla ifade ederek daha etkin risk yanıtları geliştirmenize katkı sağlayabilirler. 

Proaktif bir risk yönetimi yaklaşımı benimsemek, projenin risklere karşı direncini artırır. Bu yaklaşım, riskleri belirlemeyi, olasılıklarını ve etkilerini değerlendirmeyi ve her risk için bir eylem planı oluşturmayı içerir.

6. Kim Ne Yapıyor?

İletişim, proje ekibinin can damarıdır. Derler ki: Proje yönetiminin yüzde doksanı iletişimdir. Ben de derim ki: Projelerde gerçekleştirilen iletişimin yüzde doksanı da gereksizdir.

İletişim eksikliği veya yanlış anlaşılmalar, projenin ilerlemesini engelleyebilir. Bilgi akışındaki aksaklıklar, işlerin tekrarlanmasına, gecikmelere ve çatışmalara yol açabilir. Bilhassa, projenin hazırlanması ve yürütülmesi aşamasında, kararlar ve görev dağılımları periyodik olarak yapılan toplantılarda alınmalı ve sonrasında gereksiz telefon, mesaj ya da e-posta trafiğine yer bırakılmamalıdır. İletişim araçlarının aşırı ve gereksiz kullanımı, ekibin dikkatini proje faaliyetlerine yoğunlaştırmasını engeller ve motivasyonu dağıtır. 

Şeffaf ve etkili bir iletişim ortamı oluşturmak, proje ekibinin uyum içinde çalışmasını sağlar. Düzenli toplantılar, raporlar, geri bildirim mekanizmaları ve iletişim araçları, iletişim kopukluklarını önlemenin yollarıdır. Fakat özellikle WhatsApp grupları gibi iletişim araçlarının kullanılması sırasında oluşacak bilgi kirliliğine dikkat etmek gerekir.

Önemli evrakın, analizleri içeren belgelerin, zaman çizelgeleri gibi onaylanması gereken planların mümkünse WhatsApp gibi anlık mesajlaşma uygulamaları üzerinden değil de e-posta üzerinden gönderilmesi her zaman daha iyi olur. Bu hem bu belgelerin uzun süre arşivlenmesine katkı sağlar hem de arandığında daha rahat ulaşılmasını. Telefonun kaybedilmesi, çalınması veya hasar görmesi gibi durumlarda oluşacak riskler de böylece bertaraf edilmiş olur. 

7. Esneklik Nerede?

Değişim, projelerin doğasında vardır. Değişime direnmek veya esneklik göstermemek, projenin başarısını olumsuz etkileyebilir. Yeni gereksinimler, beklenmedik durumlar veya gelişen teknolojiler, projelerde değişikliklere neden olabilir. Günümüzde, esnek olmayan her plan tıkanmaya ve her insan kırılmaya mahkumdur. esneklik ne kadar artarsa kırılganlık o kadar azalır.  

Değişiklikleri yönetmek için bir plan oluşturmak, projenin değişen koşullara uyum sağlamasına yardımcı olur. Bu plan, değişiklik taleplerini değerlendirmeyi, onaylamayı ve uygulamayı içermelidir.

Proje hazırlık aşaması, projenin temellerinin atıldığı kritik bir dönemdir. Bu aşamada yapılan hatalar, projenin ilerleyen aşamalarında daha büyük sorunlara yol açabilir. Yukarıda bahsedilen 7 kritik hatayı anlayarak ve çözüm önerilerini uygulayarak, projelerinizi başarıya taşıyabilirsiniz. Unutmayın, sağlam bir hazırlık, başarılı bir projenin temel taşıdır.